Облік доходів з Instagram і Prom для початківця: як не заплутатися в перший місяць

Настя запустила продаж прикрас через Instagram і паралельно підключила магазин на Prom.ua. Перший місяць здавався хаосом: частина покупців пише в директ і переказує на карту, частина оформлює замовлення на Prom з оплатою на сайті. Як звести все докупи, щоб нічого не загубити?

Правило 1: записуй дохід за фактом надходження грошей

Найчастіша помилка новачка — вести облік за замовленнями, а не за оплатами. Покупець написав "беру" в директі — це ще не дохід. Покупець переказав гроші на картку — ось це вже дохід, і саме ця дата має потрапити в облік.

• домовленість у директі — не запис в облік;

• підтвердження замовлення на Prom — не запис в облік;

• фактичне надходження коштів на рахунок чи картку ФОП — ось це запис в облік.

Правило 2: веди один журнал для обох каналів одразу

Не варто вести окремо "Instagram-зошит" і окремо дивитися статистику Prom — суми звідти важко звести докупи в кінці кварталу. Простіша схема — один журнал (таблиця чи навіть зошит) із колонками:

Дата надходження Джерело (Instagram / Prom) Сума Спосіб оплати

Кожне фактичне надходження коштів — окремий рядок, незалежно від каналу, яким прийшло замовлення.

Якщо замовлення оплачене частково (завдаток у директі, доплата при отриманні) — це два окремі рядки з двома датами, а не один запис на повну суму.

Правило 3: звіряй з банком раз на тиждень, а не раз на квартал

Звірка журналу з банківською випискою щотижня забирає 10–15 хвилин і одразу показує розбіжності, поки їх легко згадати й виправити. Звірка раз на квартал перед декларацією перетворюється на кілька годин спроб пригадати, звідки взявся платіж із незрозумілим описом.

Правило 4: не плутай суму замовлення з сумою зарахування

Якщо оплата через Prom проходить онлайн-карткою, на рахунок надійде сума вже за вирахуванням комісії платіжної системи чи майданчика (детальніше — в окремій статті про еквайринг і комісію маркетплейсів). У журнал записується саме сума зарахування, а не сума, яку бачив покупець при оформленні.

Правило 5: не змішуй кошти магазину з особистими

Якщо покупці з Instagram переказують гроші на особисту картку (не картку чи рахунок, прив'язаний до ФОП), це створює одразу дві проблеми: складно відокремити дохід магазину від особистих надходжень, і формально кошти йдуть не на той рахунок, який варто показувати як підприємницький. Якщо такий рахунок уже є — варто завести окрему картку чи рахунок суто під ФОП із першого ж місяця роботи.