Зміни в законодавстві, розбори кейсів і чесні поради від команди LedgerBuh.
Так, повернення товару зменшує суму, з якої рахується податок, — але не в періоді продажу, а в тому періоді, коли кошти фактично повернулися покупцю. Повернені гроші законом прямо виключені з доходу ФОП (п.292.11 ПКУ), тож якщо покупець повернув товар і отримав гроші назад, платити податок з цієї суми не потрібно.
Якщо покупець з-за кордону платить через Stripe, PayPal чи Wise, доходом ФОП є сума, що фактично надійшла на рахунок у гривневому еквіваленті за курсом НБУ на дату зарахування, — уже за вирахуванням комісії платіжного сервісу. Комісія, утримана до конвертації чи переказу, не є доходом ФОП, бо ці кошти на рахунок взагалі не потрапляють.
Продаж подарункового сертифіката — це дохід ФОП у момент фактичного надходження оплати за нього, а не в момент, коли покупець обміняє сертифікат на товар. Нараховані клієнту бонусні бали доходом чи витратою самі по собі не є — вони впливають на облік лише тоді, коли покупець фактично скористається ними, зменшивши суму майбутньої оплати.
Не кожне надходження на рахунок ФОП, яке показує виписка, автоматично є доходом для єдиного податку. Помилкове зарахування від контрагента, подвійна оплата покупцем, переказ між власними рахунками самого ФОП чи тестова транзакція формально виглядають як надходження коштів, але доходом не є — за умови, що факт помилки задокументований і кошти повернені чи переоформлені правильно.
Кабінет платника — особистий онлайн-кабінет ФОП на сайті податкової для подання звітності, перегляду нарахувань і листування з ДПС. Реєстрація займає 10–15 хвилин і потребує лише Дія.Підпис або КЕП. Перша декларація подається прямо в кабінеті за кілька кліків: обрати форму, заповнити суму доходу, підписати та відправити.
Різниця між сумою, яку заплатив покупець, і сумою, що з'явилася на рахунку, — це комісія платіжної системи за обробку оплати карткою. Вона утримується автоматично, до того як гроші взагалі потрапляють власнику магазину, і це нормальна частина роботи будь-якого онлайн-платежу, а не помилка чи недоплата.
Сума, повернута покупцю за товар, не включається до доходу ФОП-єдинника — це пряма норма п. 292.11 ПКУ. Якщо продаж і повернення сталися в одному кварталі, просто не враховуйте суму повернення в доході. Якщо в різних періодах — дохід зменшується в тому кварталі, коли гроші фактично повернули, без подання уточнюючої декларації за минулий період.
Чи вважати доходом ФОП повну суму продажу, чи суму вже за вирахуванням комісії маркетплейсу, залежить від моделі розрахунків конкретного майданчика: якщо він утримує комісію до виплати — дохід дорівнює сумі фактичного надходження; якщо переказує повну суму, а комісію виставляє окремим рахунком — дохід визнається по повній сумі продажу.
Дохід ФОП від оплати карткою через еквайринг — це сума, фактично зарахована на рахунок, тобто вже за вирахуванням комісії платіжної системи. Якщо покупець оплатив 1000 грн, а на рахунок надійшло 980 грн (комісія еквайра — 2%), доходом для єдиного податку є саме 980 грн, а не 1000 грн.
При накладеному платежі доходом ФОП є сума, яка фактично надійшла на рахунок від перевізника, — вже за вирахуванням комісії за переказ коштів. Якщо покупець заплатив кур'єру 850 грн, а Нова пошта утримала комісію й зарахувала 830 грн, дохід ФОП для єдиного податку — 830 грн, а не 850 грн.
Зовнішньоекономічну діяльність без обмежень може вести тільки ФОП групи 3 — група 1 не має права на ЗЕД взагалі, група 2 має суттєві обмеження. При експорті послуг (крім транспортних) 180-денний строк валютного контролю не застосовується — на відміну від експорту товарів, де валютний нагляд діє так само, як і для юросіб.
Година на звіт ФОП зазвичай іде не на саме подання, а на підготовку: розбір виписки, перенесення сум у книгу обліку, перевірку підсумків. Коли ці кроки автоматизовані, лишається тільки перевірити готові цифри й натиснути «Подати» — і саме тут година перетворюється на секунди.
ФОП, який одночасно офіційно працює за наймом (основне місце роботи чи сумісництво — значення не має), звільняється від сплати ЄСВ «за себе» за ті місяці, коли роботодавець сплачує за нього ЄСВ у розмірі не менше мінімального страхового внеску. Якщо ЄСВ від роботодавця цю мінімальну суму не покриває — за різницю чи повну суму все одно відповідає сам ФОП.
Річна декларація подається раз на рік — саме тому в ній найбільше шансів щось забути: звичка не встигає сформуватися між періодами. Чек-лист нижче — те, що варто перевірити перед відправкою, а не після відмови чи запиту від податкової.
Більшість помилок у декларації ФОП — не про незнання закону, а про неуважність у повторюваних деталях: неправильно обраний тип звіту, суми, які не збігаються з наростаючим підсумком, забутий Додаток 1. Кожна з них окремо здається дрібницею, але саме на них найчастіше «падають» перевірки й донарахування.
Найм першого працівника перетворює ФОП на податкового агента: додається щомісячна звітність з ПДФО, військового збору й ЄСВ за працівника — окремо від власного єдиного податку ФОП. Це найбільша разова зміна в обсязі звітності, яку переживає ФОП за весь час діяльності, тож варто підготуватися заздалегідь, а не постфактум.
Більшість змін КВЕД — суто формальна дія без податкових наслідків: додати новий вид діяльності можна за кілька хвилин через Дію чи ЦНАП. Наслідки з'являються тільки тоді, коли новий чи змінений КВЕД не підпадає під обмеження вашої групи єдиного податку — тоді доведеться або перейти на вищу групу, або взагалі на загальну систему.
Звітність ФОП групи 2 схожа на групу 1 за структурою — щомісячний авансовий платіж і річна декларація — але додає два додаткові контролі: за кількістю найманих працівників (до 10 осіб) і за ширшим переліком дозволених видів діяльності. Помилки тут частіше стосуються саме цих меж, а не самої механіки подання звітів.
ФОП групи 1 має справу тільки з двома регулярними обов'язками: щомісячним авансовим платежем до 20 числа і річною декларацією раз на рік. Це найпростіша звітність серед усіх груп єдиного податку — і саме тому дрібні помилки тут найчастіше трапляються не через складність, а через рідкість дії.
Звичайна відпустка чи лікарняний не звільняють ФОП від сплати єдиного податку й ЄСВ — на відміну від найманого працівника, у ФОП немає автоматичного «лікарняного» від держави за замовчуванням. Реальний виняток — це декретна відпустка (вагітність, пологи, догляд за дитиною до 3 років), де звільнення від ЄСВ дійсно передбачене законом.