Закупівля товару в фізичної особи: які документи потрібні ФОП-єдиннику й чому готівка тут небезпечна

Ключові висновки

• Потрібен договір купівлі-продажу. З описом товару, ціною, датою й даними сторін.

• Акт підтверджує передачу. Фактична передача товару має бути зафіксована.

• Безготівкова оплата надійніша. Виписка підтверджує дату, суму й отримувача.

• Готівка обмежена 50 000 грн на день. Штраф за перевищення від 1 700 до 3 400 грн, повторно 8 500–17 000 грн.

• Перевіряйте право власності й законність товару. Особливо для дорогих і вживаних речей.

Інтернет-магазини вживаних речей, колекційного, ручної роботи часто купують товар у фізичних осіб. Це законно, але потребує охайного оформлення.

Мінімальний пакет документів

1. Договір купівлі-продажу. Сторони, опис товару (назва, стан, серійний номер, якщо є), ціна, дата.
2. Акт приймання-передачі. Підтвердження, що товар передано, у якому стані.
3. Підтвердження оплати. Виписка чи платіжне доручення; для готівки розписка, але з урахуванням обмежень.
4. Копії документів продавця. За потреби, з його згоди й відповідно до правил захисту персональних даних.

Чому краще безготівково

Безготівковий платіж залишає слід у банку: дата, сума, призначення. Він не потрапляє під ліміти готівки й легко звіряється з обліком.

Ліміти готівки

Розрахунки готівкою в країні регулюють окремі норми:

• 50 000 грн на день між бізнесом і фізичною особою;

• 10 000 грн на день між бізнесами;

• штраф за перевищення від 1 700 до 3 400 грн, повторно від 8 500 до 17 000 грн (ст. 163-15 КУпАП).

Якщо виплата готівкою неминуча, не розбивайте її штучно на кілька днів, щоб обійти ліміт: це ризик. Краще запропонувати переказ на картку чи рахунок продавця.

Що перевірити в товарі

• Право власності. Чи має продавець право продавати. Для дорогих речей спитайте документи на придбання.

• Походження й законність. Не купуйте товар, який викликає сумніви, наприклад без документів при очевидній цінності.

• Категорії з особливими вимогами. Деякі товари потребують додаткових дозволів чи перевірок.

• Стан і гарантії. Запишіть у договорі стан товару й обмеження відповідальності.

Приклад закупівлі

Магазин купує у фізособи партію вживаних камер на 85 000 грн.

• договір на всю партію з переліком позицій і серійними номерами;

• акт приймання-передачі з перевіркою стану;

• оплата: 2 безготівкові платежі, 45 000 і 40 000 грн на картку продавця;

• у таблиці залишків для кожної камери посилання на договір.

Якщо виплатити 85 000 грн готівкою за один день, це перевищує ліміт 50 000 грн. Цифри умовні.

Податкові нюанси

Для магазину на єдиному податку закупівля не зменшує податок, бо база визначається доходом, а не витратами. Проте документи потрібні для підтвердження походження товару й обліку залишків. Податкові наслідки для продавця-фізособи залежать від того, що саме він продає й у яких обсягах; це його питання, але їх варто знати, якщо продавців багато й закупівлі регулярні. Уточніть їх у бухгалтера.

Типові помилки

• купівля «по знайомству» без жодного документа;

• оплата готівкою вище ліміту;

• неточний опис товару в договорі;

• відсутність акту й фото стану;

• зв'язок товару в обліку з договором не простежується.

Перед сезоном

Перегляньте шаблони договору й акту, підготуйте їх для менеджерів і погодьте з бухгалтером.

Правила для менеджерів із закупівель

Дайте менеджерам коротку інструкцію: який товар можна брати у фізосіб, які документи просити, ліміти готівкових розрахунків, куди передавати документи. Один абзац правил уберігає від спонтанних рішень, що потім доводиться виправляти.

Усі джерела грошей магазину в одній книзі

LedgerBuh підключає виписки з 10 банків, 5 сервісів еквайрингу й 3 ПРРО автоматично, тож банк, еквайринг і чеки живуть в одному обліку, а розбіжності видно одразу, а не наприкінці кварталу. Система показує, що враховано як дохід, а що ні, і чому. Декларацію готує приблизно за хвилину.

• Нагадування про терміни приходять у месенджер.

• Податки можна сплатити за QR-кодом, обравши свій банк.

• Немає вашого банку чи сервісу? Напишіть у підтримку, підключимо за кілька годин.

• Один ФОП на акаунті безкоштовно.

LedgerBuh також для ФОП-фрілансерів, бухгалтерів-фрілансерів, бухфірм і бухгалтерів у найманні.